“The most basic idea of strategy is the application of strength against weakness….strength applied to the most promising opportunity….potential strength, to day call advantages.”
Richard Rumlet (2013)Good and Bad
Strategy,UK, Profile Books
ANALOGI DAN PERBANDINGAN
Saya mulakan perbincangan ini dengan mengambil analogi David
(1999) dalam bukunya Strategic
Management:Concept and Cases, berkaitan perbandingan pengurusan
strategi perniagaan dan ketenteraan. David meyatakan setiap pengurusan
dan perancangan strategik itu
mempunyai 3 fasa. Iaitu fasa
formalasi (pembentukan), fasa implementasi (pelaksanaan) dan fasa evaluasi
(penilaian). Dalam perancangan strategik perniagaan andaian akhir
perancangannya adalah persaingan.
Manakala dalam perancangan strategik ketenteraan andaian perancangannya
adalah konflik. Hal ini seperti yang ditunjukkan dalam rajah dibawah.
Jadi apakah pula kedudukan dan andaian akhir bagi perancangan strategik
sekolah. David tidak membincangkan
hal ini, tetapi saya cuba merasional pandangan David melalui
rajah berikut. Dalam pandangan saya perancangan strategik sekolah andaian adalah seperti rajah berikut:
Ernest P. Schloss ,Profesor Arizona Universiti menyatakan sifat utama perancangan strategik adalah jangka panjang, mungkin di antara 3 - 6 tahun. Di dalamnya juga terdapat program yang dibuat bagi mencapai kehendak perancangan strategik. Bagi memahami senerio perancangan strategik sila saksikan video berikut berkaitan dengan introduction to strategic planning atau pengenalan kepada perancangan strategik. Video ini mempunyai 4 siri.
DEFINASI
PERANCANGAN STRATEGIK
Ada pelbagai
definisi berkaitan dengan perancangan strategik. Misalnya Sufyan (2011)
menyatakan perancangan strategik proses mengenalpasti objektif organisasi
sebagai reaksi kepada peluang dan ancaman dengan melaksanakan aktiviti dan
menggunakan sumber-sumber bagi mencapai objektif yang digariskan. Menurutnya
skop perancangan strategik itu boleh secara jangka
pendek,
sederhana dan panjang.
Manakala Cox,
Daspit, Mc Laughlin dan Jones(2012) menyatakan,
Dalam konteks sekolah perancangan
strategik itu bagaimana pengurus dan pemimpin sekolah mengenal pasti masalah
dan menukarkan masalah itu menjadi
program yang berkesan dengan
menggunakan sumber dan kepakaran yang ada
bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. Untuk mencapai matlamat yang berkesan itu maka
STRATEGI perlu dibuat dengan terancang. Strategi perlu dibuat dalam
bentuk program, dan ia perlu dilaksanakan oleh penitia atau guru-guru yang
terlibat. Petunjuk prestasi yang
ditetapkan adalah cara bagi memandu kita
mencapai matlamat yang dikehendaki.
Suatu yang perlu
difahami pelanggan terunggul sekolah adalah pelajar, jadi apa juga
program yang dibuat yang mesti mempunyai impak yang kuat kepada kemenjadian
pelajar. Sekolah akan mencipta nama dan kejayaan berdasarkan kejayaan kita
membangunkan semua perkara berkaitan dengan kemenjadian murid. Program itu samaada yang melibatkan hal kurikulum,
kokurikulum, disiplin, kerohanian dan
moral, hubungan luar dan sebagainya.
KITARAN PERANCANGAN STRATEGIK
BRYSON
MODEL PERANCANGAN STRATEGIK BRYSON
Dalam menyediakan perancangan strategik sekolah ada banyak model perancangan strategik
yang boleh di pakai. Untuk
tutorial ini saya menggunakan model perancangan strategik yang diubah suai dari model perancangan
strategik Bryson (2003) untuk non profit
orgaizations. Model asal
Brayson mempunyai 10 peringkat.
Manakala dalam model yang diubah suai ia
mengandungi 7 proses strategik bermula daripada:
Proses 1: Pra
perancangan
Proses 2: Halatuju organisasi
Proses 3: Analisis persekitaran
Proses 4: menyaring isu strategik / matlamat/ KPI dan sasaran
Proses 5: strategi,pelan tindakan dan pelan operasi
Proses 6:Pelaksanaan strategi
Proses 7: Kawalan dan penambahbaikan berterusan
Proses 1-5 adalah fasa kelompok FASA PERANCANGAN, proses
6 adalah FASA PELAKSANAAN manakala proses 7 adalah FASA KAWALAN /PENILAIAN.
Rangka rajah di bawah adalah
bagi menjelas proses kerja yang
patut dibuat pada setiap peringkat proses, bermula daripada proses 1 hingga
proses 7. Sila telitikan proses tersebut bagi memantapkan kefahaman
terhadap penyediaan pelan perancangan
strategik sekolah yang berkesan.
Proses 1: Pra perancangan
Kejayaan sesuatu
program sangat berkait rapat
dengan cara pengurus dan pemimpin sekolah menzahirkan wawasannya.
Pengetua dan guru besar sepatutnya bertindak sebagai visionary leaders perlu menjelaskan keperluan dan sebab sekolah perlu mempunyai perancangan
straretagik sekolah. Untuk itu sesi taklimat atau LADAP perlu dibuat kepada semua guru dan kakitangan
sekolah supaya aspirasi membina pelan
perancangan strategik sekolah di ketahui
semua guru dan kakitangan sekolah serta ibubapa. Tempoh masa penyediaan dan perancangan strategik perlu dibuat. Nyatakan semua guru akan terlibat sebagai pemegang taruh, serta
sama-sama membangunkan pelan perancangan strategik sekolah. Untuk menarik kebersamaan ini boleh juga
dijemput penceramah yang berpengalaman
yang boleh bercakap tentang
keperluan membangun dan membina
pelan perancangan strategik sekolah.
Proses
2: Halatuju organisasi
Dalam konteks perancangan strategik sekolah hala tuju sekolah mestilah selaras dengan visi dan misi KPM, selain itu ia juga mesti berpaut kepada PPPM
2013-2025. Aspirasi sistem dan apirasi murid perlu disambut selain daripada melestarikan pelan perancangan strategik sekolah merujuk
kepada 10 anjakan dalam PPPM 2013-2025. Enam (6) daripada anjakan dalam
PPPM itu adalah aspek yang sangat
berkait rapat dengan kemenjadian
murid dan ia perlu diterjemahkan secara strategik dalam perancangan strategik sekolah
Proses
3: Analisis persekitaran
Analisa persekitaran adalah cara strategis mengetahui KEKUATAN,
KELEMAHAN, PELUANG dan ANCAMAN. Pelbagai
alat Analisis boleh digunakan seperti SWOT, ISHIKAWA, MIND MAPPING, SEBAB DAN
AKIBAT, Don Crawfort IN DEPTH SCANNING
TOOLS dan sebagainya boleh digunakan.
Analisis persekitaran yang dibuat perlu
berdasarkan maklumat dan data. Ia tidak boleh dibuat berdasarkan andaian
dan persepsi. Dalam konteks sekolah segala maklumat dan data boleh didapati daripada skor pencapaian
kurikulum, kokurilum dan sebagainya.
Analisis berasaskan data menjadikan
program strategik yang dirancang akan
mempunyai impak yang kuat kepada kemenjadian murid.
Proses
4: isu strategik / matlamat/ KPI dan sasaran
Pengesanan isu
strategik diperolehi daripada analisis
persekitaran. Secara umumnya isu strategik
sekolah ia berkaitan dengan bidang kurikulum, kokurikulum, disiplin, hal
elwal murid, hubungan luar, sumber manusia dan sebagainya. ISU STRATEGIK yang dianalisis dengan baik akan dapat mengesan dasar masalah. Dasar masalah itu
perlu diterjemah dalam bentuk matlamat
strategik. Daripadanya objektif strategik boleh ditetapkan. Objektif boleh lebih
daripada satu. Seterusnya menetapkan KPI dan unjuran sasaran.
Proses
5: strategi,pelan tindakan dan pelan operasi
Stretegi diterjemah daripada matlamat strategik. Strategi
atau anasiatif perlu dibuat dalam bentuk program, ada tempoh masa, output dan
KPI yang hendak dicapai. KPI strategi adalah menyambut KPI daripada dalam pelan
perancangan strategik sekolah. Pelan operasi
adalah kerangka lengkap siapa yang terlibat dalam
melaksanakan strategi yang ditetapkan.
Proses
6:Pelaksanaan strategi
Inilah peringkat terpenting dalam kejayaan pelaksanaan
program. Pemegang Taruh atau stakeholder yang terdiri daripada ketua
bidang, ketua panetia serta guru –guru perlu melaksanakan semua program berdasarkan strategi yang ditetapkan. Inilah fasa yang paling kritikal dalam pelaksanaan
perancangan strategik sekolah. Kejayaan dan kegagalan pelaksanaan perancangan
strategik sekolah sangat bergantung kepada kesunggugan pemegang taruh
melaksanakan program.
Proses
7: Kawalan dan penambahbaikan berterusan
Pelbagai cara kawalan keberkesanan program perancangan
strategik sekolah boleh dilakukan.
Misalnya setaip enam bulan sekali dibuat
pembentangan pelaporan pencapaian perancangan stretegik sekolah. Jabatan atau
pemegang taruh program akan membentang
melaporkan pencapaian. Urusetia akan merekodkannya. Pada ketika ini petunjuk prestasi atau KPI akan jadi petunjuk
kepada keberkesanan pelaksanaan program.
Pemegang taruh perlu bertanggungjawab terhadap semua pencapaian KPI yang dimiliki,
serta memberi sebab kenapa KPI tidak
dapat dicapai. Melalui pelaporan pencapaian itulah proses
penambahbaikan boleh dibuat secara lebih berkesan
HUBUNGAN DI ANTARA ISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, OBJEKTIF ,KPI DAN SASARAN PRESTASI DALAM PERANCANGAN STRATEGIK SEKOLAH
1. Pelan perancangan strategik sekolah:
Dalam rajah di bawah saya tunjukkan semula makna isu strategik, matlamat strategik, objektif, KPI, TOV serta sasaran prestasi, Perkara berkaitan dengan isu strategik dan matlamat strategik telah dibicangkan di laman isu dan matlamat strategik sebelum ini, Sila klik pautan isu & matlamat strategik untuk bacaan selanjutnya.
Rajah dibawah pula menunjukan contoh isu, matlamat strategik , objektif, KPI dan sasaran prestasi yang dilengkapkan dalam jadual pemetaan tempelat pelan perancangan strategik.
2. Pelan tindakan atau pelan taktikal:
Pelan
tindakan adalah cascading daripada pelan perancangan strategik. Ia mengandungi strategi yang patut dibuat bagai
mencapai matlamat strategi. Strategi biasanya mengandungi beberapa
program bagi mencapai
matlamat strategik. Contohnya strategi meningkatkan sumber kewangan PIBG
melalui sumbangan pihak swasta. Dalam rajah di bawah
terdapat dua program yang dibuat. Pertama program Jualan Meja Mega
Raya dan kedua, Majlis graduasi Tahun 6. Output daripada
program itu adalah peningkatan jumlah kewangan PIBG melalui
dana sumbangan daripada pihak swasta.
3. Menyediakan pelan operasi:
Fasa ini adalah fasa yang sangat penting kerana ini adalah pintu kepada pelaksanaan program. Pelan operasi ini akan menggambarkan siapa yang terlibat secara lansung dalam melaksanakan program yang dirancang. Jumlah kos, sumber kewangan operasi serta jawatankuasa pelaksana yang terlibat serta jadual tindakan operasi. Jika sifat projek besar ia akan melibatkan banyak jawatan kuasa dan ramai orangnya.
4. Jadual kawalan program:
Makenisme kawalan adalah alat penting bagi memastikan sesuatu program itu dibuat dengan jayanya. Dalam pengurusan hal tersebut merupakan satu perkara penting. Melalui makenisme kawalan yang begitu pengetua dan guru besar akan tahu sama ada program yang dirancang telah dilaksanakan atau tidak. Ada banyak cara kawalan yang boleh dibuat seperti menggunakan, project management control sheet atau boleh mengguna jadual kawalan pelaksanaan program seperti rajah dibawah.
Kesimpulan:
kenapa perancangan strategik? jawapannya seperti rajah dibawah. Semoga anda semua berjaya membangunkan pelan perancangan strategik sekolah dengan cemerlang.
